Een samenwerkingsverband realiseren tussen los van elkaar werkende vakgroepen vergt een stevig fundament. Er komen vele vraagstukken op de betrokken collega’s af. Een aantal voorbeelden:
- hoe voorkomen we dat we niet toch onze eigen koers gaan varen, en alleen in naam samenwerken?
- verliezen we geen zeggenschap en invloed die we nu wel hebben?
- wordt het er niet eerder moeilijker dan makkelijker op?
- hoe ga je om met verschillen in grootte, cultuur, sfeer, attitude, opvattingen, werkwijzes?
- hoe faseer je het proces om tot een geslaagde samenwerking te komen, wat komt er allemaal bij kijken?
- hoe structureren we straks de samenwerking? wie doet welke taken?
- hoe kunnen we de onderlinge relaties goed houden?
Verkenning
Vooraf aan een te organiseren startbijeenkomst vinden eerst inventariserende gesprekken plaats. Doel: het inventariseren van de beleving over de fusie, het afstemmen van de verwachtingen, vragen, onzekerheden en wensen; het voorbereiden van de startbijeenkomst (de collega’s zal worden verzocht enig huiswerk te verrichten) en het doornemen van de aanpak van de startbijeenkomst.
Startbijeenkomst
In de startbijeenkomst worden deze thema’s besproken:
Nadere kennismaking
De ervaring leert dat vakgroepen, ondanks eventuele collegiale samenwerking, elkaar vaak onvoldoende kennen. Dan doelen we op de biografie van de vakgroepen, de motieven van de collega’s om voor het vak en voor deze vakgroep en het ziekenhuis te kiezen, hun wensen en ambities, hun passie voor subspecialismen en hun talenten voor niet patiëntgebonden taken.
Verkenning en formulering van uitgangspunten samenwerking
Daarna worden daaropvolgend de (voorlopige) uitgangspunten en voorwaarden van de samenwerking in kaart gebracht. De volgende aspecten en vragen komen aan bod:
- Wat zijn onze ideeën over samenwerking?
- Wat is de meerwaarde van de samenwerking voor iedere vakgroep en voor de ziekenhuizen, en waar wordt tegenop gezien? Waarom?
- Hoe willen we bij voorkeur vorm geven aan deze samenwerking? Waarom?
- Wat zijn de sterktes en zwaktes van de huidige vakgroepen? En hoe valt de vergelijking van de zorgproductie, de methodes en werkwijzes uit?
Inventarisatie van de voorwaarden
Vervolgens worden de randvoorwaarden geformuleerd en verder uitgewerkt. Deze fase geeft antwoord op de volgende vragen:
- Welke criteria zijn er om de samenwerking te laten slagen en/of aan welke belangrijke voorwaarden (persoonlijk, organisatorisch, financieel, medisch-inhoudelijk, diensten) moet worden voldaan?
- Voor welke randvoorwaarden kunnen we zelf een oplossing bedenken; voor welke hebben we ondersteuning van buiten nodig en/of moeten we afstemmen met derden?
- Welke spelregels ten aanzien van de onderlinge communicatie en samenwerking spreken we af?
Het is tijdens de startbijeenkomst niet mogelijk om alle randvoorwaarden al volledig in beeld te krijgen. Een aantal zal nader moeten worden uitgewerkt. Om zowel tijdens de startbijeenkomst als daarna structuur en regie te bewaken en tegelijkertijd een hoge participatie van de collega’s te realiseren, zullen er werkgroepen worden samengesteld die vervolgens aan de slag gaan. Daarvoor wordt een concreet werkplan gemaakt.