Een samenwerkingsverband realiseren tussen los van elkaar werkende vakgroepen of praktijken vergt een stevig fundament. Er komen vele vraagstukken op de betrokken collega’s af. Voorbeelden:
• hoe komen we tot gezamenlijk, eenduidig beleid met draagvlak?
• verliezen we geen zeggenschap en invloed die we nu wel hebben?
• hoe gaan we om met verschillen in grootte, cultuur, sfeer, attitude, opvattingen, werkwijzes?
• hoe faseren we het proces om tot een geslaagde samenwerking te komen, wat komt er allemaal bij kijken?
• hoe structureren we straks de samenwerking? wie doet welke taken?
• hoe kunnen we de onderlinge relaties goed houden?
Verkenning
Vooraf aan een te organiseren gezamenlijke bijeenkomst vinden eerst een of meer inventariserende gesprekken met de fusiepartners plaats. Doel: het vaststellen van de beleving over de fusie, het afstemmen van de verwachtingen, vragen, onzekerheden en wensen en het voorbereiden van de bijeenkomst (huiswerk vooraf).
Bijeenkomst
In de bijeenkomst worden deze thema’s besproken:
Nadere kennismaking
De ervaring leert dat vakgroepen, ondanks eventuele collegiale samenwerking, elkaar vaak onvoldoende kennen. Dan doelen we op de biografie van de vakgroepen, de motieven van de collega’s om voor het vak en voor deze vakgroep en het ziekenhuis (of de praktijk) te kiezen, hun wensen en ambities, hun passie voor subspecialismen en hun talenten voor niet patiëntgebonden taken, hun sterktes en zwaktes.
Formuleren van de (voorlopige) visie
Het ‘lokkend perspectief’ van de samenwerking wordt in beeld gebracht: wat is de meerwaarde van de fusie, wat kan er idealiter samen worden bereikt? Aan bod komen o.a. deze vragen:
• Hoe ziet de nieuwe samenwerking er uit, wat zijn de voordelen, welke innovaties zijn gerealiseerd?
• Hoe willen we samenwerken?
Inventarisatie van de voorwaarden
Daarna worden de randvoorwaarden geformuleerd en verder uitgewerkt. Deze fase geeft antwoord op de volgende vragen:
• Bestaat er weerstand tegen de fusie? Op welk gebied?
• Welke risico’s zien we? Hoe kunnen we die voorkomen?
• Welke criteria zijn er om de fusie te laten slagen en/of aan welke belangrijke voorwaarden (persoonlijk, organisatorisch, financieel, medisch-inhoudelijk, diensten) moet worden voldaan?
• Voor welke randvoorwaarden kunnen we zelf een oplossing bedenken; voor welke hebben we ondersteuning van buiten nodig en/of moeten we afstemmen met derden?
• Welke spelregels ten aanzien van de onderlinge communicatie en samenwerking spreken we af?
Werkplan
Het is tijdens de startbijeenkomst niet mogelijk om alle randvoorwaarden al volledig in beeld te krijgen. Een aantal zal nader moeten worden uitgewerkt. Om zowel tijdens de bijeenkomst als daarna structuur en regie te bewaken en tegelijkertijd een hoge participatie van de collega’s te realiseren, zullen er werkgroepen worden samengesteld die vervolgens aan de slag gaan. Daarvoor wordt een concreet werkplan gemaakt. Dat bevat ook de eventuele benodigde vervolgbijeenkomsten.